Jak nie pisać maili

Pomyślałem o takim temacie. Każdy ma problemy z tym jak zacząć, co napisać i jak to napisać.

Z wczorajszego posta można było się dowiedzieć jak nie może wyglądać korespondencja. Nie jestem w tym dobry. Cały czas się uczę, ale napiszę to co metodą prób i błędów ustaliłem do tej pory :)



1. Przedstaw się
Firmie czy urzędowi nie zależy na tym czy pisze do niej Miecio spod budki z piwem czy dystyngowana Pani ĄĘ Hrabina De Gadget, jednak kulturalnie będzie jeśli się przedstawisz. Podaj chociaż swoje imię i napisz słowa powitania.

2. Nie używaj emotikonek
Przynajmniej nie w pierwszej "głównej" wiadomości. Jeśli już korespondent odpisuje nam i użyje uśmieszku, to możemy się odwdzięczyć tym samym. Jednak nie może to wyglądać tak:

Dzięęęęękiiii :)))))

No chyba, że chcemy być postrzegani jako "gimbaza" bez rozumu...

3. Napisz coś o sobie
Kilka słów. Nie musimy zaraz pisać swojej autobiografii. Wystarczy, że napiszemy skąd jesteśmy i czym się zajmujemy. Nr buta też nie jest konieczny. Ograniczmy więc ilość informacji do pewnego poziomu niezbędnego by nas poznać, ale nie by poznawać historię naszej rodziny od czasów zaborów.

4. Zachęć
Właśnie o to chodzi. Jak skutecznie zachęcić firmę do tego, by przesłała na swój koszt nam chociaż mały długopis? Napiszmy co zrobimy z gadżetami i dlaczego je zbieramy. Napiszmy może też w kilku słowach jakie rzeczy mamy lub chcemy mieć w kolekcji. Może firma ma akurat zeszyt w kółka, a my prosiliśmy o zeszyt w kratkę. Napiszmy więc ogólnie zeszyty, albo jeszcze lepiej notatniki. Wtedy do tego zbioru trafi i zeszyt i notes.
Można nie pisać niczego tylko wspomnieć ogólnie o gadżetach firmowych. Kto wie co wtedy możemy dostać. Może kawałek tucznika jeśli napiszemy do rzeźni? :P Nikt nie wie co firma może traktować jako swój gadżet ;)

5. Podziękuj
To chyba oczywiste? Podziękujmy z góry za wszystko co firma może nam przesłać. Nie ważne, że nie trafimy z adresem. Kultura obowiązuje wszędzie :)

6. Podaj swój adres
To przecież nam ma zależeć na gadżetach, a nie firmie. Wiele przesyłek przychodzi niezapowiedzianych dlatego, że podaliśmy swój adres. Nikt nie będzie się bawił w pytanie nas o kontakt. Jeśli będziemy tak uprzejmi podać go, to teraz możemy oczekiwać na 3 typy wiadomości:

• Mailer Deamon - najczęściej spotykana przeze mnie wiadomość. Powszechna "Kula w płot".
• Negatywna odpowiedź - nieco rzadsza ale występująca i tak obficie na wolności
• Pozytywna odpowiedź - prawdziwy rarytas. Rzadko spotykany na wolności. Złapać i pielęgnować dopóki nie zdechnie

7. Zachowaj ciągłość korespondencji
Tutaj znów posłużę się przykładem z dnia wczorajszego. Jak można w odpowiedzi na maila napisać... jedynie nr telefonu? Kto ma wiedzieć o co chodzi? Gdyby to nie był żart, a poważna korespondencja z firmą to kto będzie na tyle zdeterminowany, by teraz szukać w setkach maili z dnia dzisiejszego tego, do czego odnosi się ten numer? Dlatego zawsze gdy odpowiadamy na wiadomość to używajmy opcji "Odpowiedz". Mail nie jest komunikatorem internetowym, w którym nasz korespondent widzi od razu nasze poprzednie wiadomości. Zachowajmy ich ciągłość. Nawet jeśli zajmują już kilkanaście stron i opowiadają o dziejach pierwszych Piastów to zachowajmy to.

8. Pisz poprawnie
Gramatyka, ortografia i interpunkcja. Najważniejsze rzeczy. Tekst możemy mieć świetny, nawet rymowany czy choćby piosenkę z podkładem muzycznym. Nic to jednak nie znaczy przy bykach.

Pisze do firmów i pytam o gadrzety. Morzecie mi jakieź pszekazadź?

Czy ktoś Was potraktuje poważnie jeśli wyślecie takie słowa? Macie problemy z pisownią to piszcie w Wordzie. Wiele błędów odszuka i podpowie na co zamienić. Nawet Thunderbird ma podstawowy słownik i znajdzie poważne błędy. Stylistyka i interpunkcja to już inna sprawa. O ile błędy gramatyczne są dosyć często spotykane i jeszcze można czasem na nie przymknąć oko, to już interpunkcja jest jednak mniej łaskawa. Przecinek postawiony w złym miejscu potrafi zmienić całkowicie sens zdania.
Jeszcze jedna ważna rada. Przez znakami przestankowymi nie robimy odstępu (spacji).

Nie lubię czytać zdania , w którym przecinek , czy kropka jest źle ustawiony !

9. Formatowanie tekstu

Przy okazji mojego podstępu dowiedziałem się jednej rzeczy, na którą wcześniej nie zwróciłem uwagi. Dużo wygodniej czyta się wiadomość, gdy tekst jest odpowiednio sformatowany. Kolejne wątki zaczynają się od nowego wiersza. Mój tekst maila akurat jest tak sformatowany, ale nie przyszło mi do głowy, żeby nawet o to zadbać. To wyszło samo, ale wygląda przejrzyście i nie jest jedną wielką zbitką tekstu.

To byłoby chyba na tyle. Przynajmniej nic więcej nie przychodzi mi do głowy.

Teraz pojawia się moja prośba do Was. Napiszcie proszę o czym należy jeszcze pamiętać pisząc i wysyłając wiadomości. Będę wdzięczny za komentarze i może tym samym nauczymy początkujących (a może i my się dowiemy czegoś ciekawego) kilku rzeczy :)